Sicurezza dei dati dei clienti: quali sono i sistemi migliori per proteggere i tuoi database

Uno studio professionale, una piccola società, una ditta individuale o anche un’impresa più ampia e strutturata hanno oggi a che fare sicuramente con dati personali, ad esempio, quelli dei loro clienti e dei fornitori.

Questi dati, come quelli di fatturazione, i dati anagrafici o qualunque altra informazione venga richiesta e conservata per scopi di lavoro, devono essere adeguatamente protetti.

La protezione dei dati rappresenta l'insieme di strategie e procedure volte a salvaguardare le informazioni da accessi non autorizzati, perdite accidentali o manipolazioni. Questo processo coinvolge tre aspetti fondamentali: la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati durante tutto il loro ciclo di vita.

Nel contesto aziendale, la protezione dei dati richiede un approccio sistematico che unisce misure tecniche, organizzative e legali. Le organizzazioni devono garantire il rispetto dei requisiti normativi, come il GDPR nell'Unione Europea, implementando sistemi di monitoraggio delle attività e di governance dei dati.

La resilienza dei dati e la loro integrità diventano prioritarie per prevenire danni alla reputazione ed eventuali impatti finanziari negativi.

La triade CIA (Confidenzialità, Integrità, Disponibilità) costituisce il fondamento dei principi di sicurezza, a cui si aggiungono autenticazione e non ripudio. La confidenzialità garantisce che le informazioni siano accessibili solo agli utenti autorizzati, mentre l'integrità assicura l'accuratezza dei contenuti digitali nel tempo.

La disponibilità permette di mantenere i servizi e le risorse sempre fruibili quando necessario. L'autenticazione verifica l'identità di chi richiede l'accesso, attraverso sistemi multifattoriali avanzati. Il non ripudio, infine, certifica la paternità delle azioni compiute sui sistemi informatici¹.

Questi pilastri lavorano in sinergia per creare una struttura difensiva robusta contro le minacce informatiche, proteggendo sia gli asset digitali che le attività operative delle organizzazioni.

La maggior parte dei computer negli uffici lavora connesso a un network (o rete) e questo ha contribuito a snellire molto le procedure quotidiane. Pensa alle comunicazioni dell’ufficio HR, ai sistemi di fatturazione e ai collegamenti con l’Agenzia delle Entrate che chiunque produca fatture elettroniche ha.

Se da un lato, come abbiamo detto, ciò comporta una serie di vantaggi, dall’altro lato, potrebbe bastare un click per mettere a repentaglio la sicurezza dell’intero network: un computer compromesso, potrebbe infatti diffondere il problema ad altri computer della rete, fino a raggiungere i server centrali, mettendo a rischio l’intera base dati aziendale.

Esistono oggi tecniche di hacking che possono andare a segno in modo davvero semplice e il rischio è tanto più elevato quanto più il personale non è adeguatamente formato.

Vediamo insieme quali sono le tecniche più usate dagli hacker.

Esistono diversi tipi di problemi che possono infettare intere reti e rendere irrecuperabili i dati di interi CRM o Database. Si tratta di sistemi che possono rendere inutilizzabili per giorni interi sistemi informatici e vanificare il lavoro di una vita in un click.

• Malware: si tratta di software dannosi che possono infettare i sistemi, rubare dati, danneggiare file o bloccare l'accesso ai vostri dispositivi. Per “infettarsi” è necessario scaricare questi software e l’invito a farlo viene spesso mascherato dietro messaggi truffaldini.
• Phishing: sono tentativi di ottenere informazioni sensibili, come password o dati bancari, attraverso email contenenti messaggi ingannevoli, spesso inviate da indirizzi che imitano quelli ufficiali (ad esempio quelli della tua azienda).
• Vulnerabilità dei software: falle di sicurezza nei software aziendali che possono essere sfruttate dagli hacker per accedere ai vostri sistemi.

La maggior parte di queste minacce si diffonde per errori umani, cioè per azioni involontariamente dannose, come cliccare su link malevoli o scaricare allegati infatti, che possono compromettere la sicurezza dei dati.

Una delle attività più utili ed efficaci da fare è istruire il personale alla navigazione sicura e a evitare comportamenti in rete pericolosi o potenzialmente dannosi: una formazione può servire a chiarire ai dipendenti i processi che ci sono dietro gli attacchi. La formazione dei dipendenti continua a essere un elemento essenziale nelle strategie di difesa informatica, in particolare per rilevare e bloccare gli attacchi di phishing⁶.

Secondo la Cybersecurity and Infrastructure Security Agency degli Stati Uniti, oltre il 90% degli attacchi informatici riusciti inizierebbe con un'e-mail di phishing⁷ e questo tipo di attacco diventa efficace se il destinatario dell’email clicca sul link malevolo. Una formazione adeguata può istruire i dipendenti e i collaboratori a riconoscere e a segnalare opportunamente questo tipo di email truffaldine affinché siano innocue per sé e per altri colleghi.

La VPN è una rete privata virtuale che permette sia di rendere invisibili le proprie attività sul web a terzi non autorizzati (ad esempio gli hacker) sia di mascherare l’indirizzo IP da cui si accede a Internet.

Spesso queste reti sono progettate per le aziende e possono consentire ai dipendenti che lavorano in remoto di accedere in modo sicuro ad una rete interna all’azienda (cosiddetto intranet) e quindi di utilizzare una sola rete condivisa tra tutti i dipendenti e gli uffici anche se si trovano in sedi diverse⁸.

Specialmente negli studi professionali o nelle ditte più piccole può essere frequente che il computer aziendale venga adoperato in modo promiscuo cioè, sia per le attività lavorative che per quelle private: dalla navigazione per svago, alla visione dei film, alla lettura dei giornali e così via.

I siti che offrono contenuti cosiddetti “fun” cioè adatti a momenti di svago, possono essere più facilmente fonte di infezioni informatiche e possono costituire un pericolo per tutti i dati contenuti nel computer, quindi anche per quelli di lavoro.

Oltre alle buone regole di comportamento che abbiamo elencato, la scelta della soluzione di archiviazione dei dati è cruciale per la sicurezza. Le aziende possono valutare diverse opzioni:

• Cloud storage: un sistema condiviso che offre flessibilità e accessibilità. È importante però scegliere un provider affidabile che garantisca la conformità al GDPR, la crittografia dei dati e la residenza dei dati all'interno dell'UE.
• Server locali (gestionali): sono soluzioni più tradizionali e da considerare generalmente sicure, visto che tutti i database dei sistemi gestionali sono ormai criptati, cioè non sono leggibili "in chiaro". Ma i dati sono reinterpretati da un algoritmo che li rende illeggibili - e quindi inutilizzabili - da terzi che non abbiano le chiavi d’accesso. A questo proposito è fondamentale la scelta delle password che devono essere sempre forti e complesse per tutti i sistemi (parleremo di password anche più avanti).
• NAS (Network Attached Storage): si tratta di dispositivi di rete che consentono l'archiviazione e la condivisione dei dati all'interno dell'azienda. Un NAS con funzionalità di sicurezza avanzate, come la crittografia e il controllo degli accessi, può garantire uno scudo resistente agli attacchi informatici.

Sono tutti sistemi validi, purché si tengano presenti alcune priorità di base in merito alla sicurezza dei dati.

• Fogli di calcolo: a volte, specie nei piccoli studi, si utilizzano dei semplici fogli di calcolo sui quali vengono accumulati e registrati anche manualmente i dati dei clienti, dei fornitori, delle fatture e così via. Questo può essere un rischio, perché il dato è in chiaro, cioè non è criptato, ed è per questo fortemente vulnerabile ad ogni attacco informatico. La cosa migliore è cifrare il file in modo che non risulti visibile se non dopo l’inserimento di una password sufficientemente forte.
• Sistemi non crittografati: i database che non utilizzano la crittografia per proteggere i dati sensibili sono vulnerabili al furto o alla divulgazione di informazioni riservate. Generalmente si tratta di sistemi vecchi e non aggiornati.
• Server condivisi: l'utilizzo di server condivisi per ospitare database con informazioni sensibili può aumentare il rischio di accessi non autorizzati.

Per impostare una rete aziendale efficace e sicura occorre l’intervento di un tecnico, ma non solo. Pochi lo fanno, ma ci sentiamo di dire che l’aiuto di un consulente esperto che si occupi di verificare e validare la sicurezza informatica del tuo studio, ufficio o azienda sono davvero denari spesi bene.

I dati dei tuoi clienti e dei tuoi fornitori, specie se si tratta di dati sensibili conservati elettronicamente, devono essere protetti con la massima attenzione. Un consulente esperto può aiutarti a identificare le vulnerabilità del tuo sistema e a implementare le misure di sicurezza più appropriate.

1. Aggiorna costantemente i tuoi sistemi
   Sistema operativo, software e antivirus devono essere aggiornati sempre all’ultima versione⁹. 
2. Forma il personale
   Considerando che i rischi maggiori possono derivare da un uso troppo “naif” di internet da parte dei tuoi colleghi o dei dipendenti, è fondamentale che il personale sia formato adeguatamente in modo da ridurre sensibilmente i rischi⁹. 
3. La rete aziendale dovrebbe essere chiusa agli esterni
   Dovrebbe essere una buona regola sempre: la connessione a internet dell’ufficio deve essere utilizzata solo dalle persone che nell’ufficio lavorano. A volte c’è la necessità di avere una connessione anche per eventuali clienti o fornitori che vengono in ufficio per riunioni o meeting. In questo caso è opportuno far configurare una rete “ospite”¹⁰. 
4. Mai mandare dati e password via email o via messaggio
   Evitare l'invio di informazioni sensibili attraverso canali non sicuri è fondamentale per prevenire accessi non autorizzati⁹. 
5. Assicurati di avere ben chiaro cosa fare se qualcosa va storto!
   Abbiamo visto che la maggior parte degli attacchi va a segno per un errore umano e questo è un fattore da considerare seriamente: ecco perché devi verificare che la tua azienda sia efficacemente protetta da un’assicurazione per prevenire attacchi da casi come questo⁹.